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电力科技档案管理的经济效益

时间:2019-06-10  点击:405


       作者:齐丽莉

  电力科技档案作为科技档案的重要组成部分,它主要是在电力建设的事业中形成的用于归档保存的电力科技的文件材料,电力建设的事业主要包括科研、管理、生产、施工、设计、勘测、规划、科研等一系列活动。电力科技档案既凝结了先人的种种心血和智慧,包含了种种成功经验以及失败教训,也是科技人员其技术思想存在形式,它记载着许多与电力战线相关的宝贵信息。电力科技档案不仅成为了工程完成验收交付使用必备条件,也为以后工程的技改、续建、扩建、维修、管理等提供了主要依据,因此高效电力科技档案管理工作可以创造经济效益。
  对电力科技档案管理经济效益的理解
  切实做好电力科技档案管理工作,可以提高电力企业经济效益。电力科技档案是电力科学及其技术的载体,为了让电力科技档案在工程建设中充分发挥其作用,创造最大经济效益,相关档案的管理人员都为其付出了全部管理劳动。管理电力科技档案绝不仅仅是装装订订、抄抄写写,将电力科技相关材料变成卷册样式简单劳动,它需要广大科技人员和档案管理工作者相互帮助,无论在电力科技相关材料的保管、收集、利用、编目、立卷、分卷上,还是在计算机的检索、图纸的复制等现代化的管理手段上,又或者是在检索工具编制、著录标引等过程中其都凝结了档案人员辛勤劳动,档案人员劳动和科技人员劳动密不可分。档案工作者不仅是确立档案其关系的主体,同样也是保证档案价值其关系转化成现实生产力的主体。无论在认知档案属性,还是在把握社会需求上都离不开档案人员劳动和科技人员的实践,档案属性和社会需求之间的关联直接决定着档案价值的实现,因此只有牢牢把握住他们的关联,做好电力科技档案管理工作,才能实现档案管理的经济效益。
  电力科技档案管理现状
  一、电力科技档案管理的制度不完善。据有关电力科技档案管理实践工作调查显示根据,要想档案管理工作向更高层次、更科学方法发展还需要做到制度化、组织化、规范化和网络化。目前的电力科技档案管理工作存在的现状是档案管理已经具备了一定规模,但是档案管理在各部门间发生了一定脱节,电力科技档案被分散保管于各个部门,档案管理人员没有经过正规的培训,对于档案的管理认识不够,大多实行的信袋式的简单管理,在很大程度上影响着查阅速度。
  二、对电力科技档案管理重视程度不够。电力科技档案管理工作一直是项默默无闻工作,电力科技档案管理工作也不例外,相关领导、工作人员往往注重组织、认识、财务等方面管理,却忽视了档案的管理工作,然而档案管理却是工程建设中的重要环节。相关单位领导对电力科技档案管理的重视程度不够,不知道档案材料其实是工程建设的重要信息来源,是重要信息的资源库。电力科技档案管理在长时间内处于被动状态,其管理服务的质量也难以提高。
  三、电力科技档案管理人员的整体水平偏低。随着社会的不断进步,科学技术在不断发展,对人员的素质要求也越来越高,因此对电力科技档案管理人员的要求也相应的提高,只有电力科技管理人员的整体水平提高了,才能真正实现档案管理的科学化和现代化,但是目前却存在着电力科技档案管理人员水平普遍偏低的现象,档案管理人员在进行档案管理时有时甚至还是采取传统的管理方式,大大降低了工作效率。
  四、电力科技档案管理的科学技术水平不高。随着信息化时代的到来,文档一体化、电子文件、办公自动化等新鲜事物也相继出现,因此档案的形式方式也发生了巨大变化。新的档案管理与使用方式和以往的纸质版档案管理工作完全不同,因此采取传统的档案管理技术水平和模式已经不能适应现代化要求。档案材料从起草到修改和印发都需要计算机的帮助,它具备便于复制特征,原始的形式特征和记录性内容已经不存在。传统纸质档案管理较为安全稳定,现在电子文件管理易损耗、稳定性差,因此采用现代化的管理手段帮助解决原始信息在电子文件中长期保存的问题还需我们进一步的探讨。
  提高电力科技档案管理经济效益的措施
  一、完善电力科技档案管理制度。电力科技档案文件材料的收集工作是项贯穿于工程建设全过程的长期工作。从事档案管理工作,如果仅仅抓住以往规律进行管理,虽然也能够较好完成一定任务,但为了在本质上做好电力科技档案的管理工作还须进一步建立一套科学、完整的管理方法和制度。完善电力科技档案管理制度需要在奖励处罚、管理体系、职责分工、组织领导等各方面都给予明确的规定,对相关文件材料的收集、形成、分类、归档范围、立卷归档、整理和完工时文件的编制、验收等都要做出具体的要求。工程建设在开始后档案人员要向各单位发布行业标准和国家标准,同时还要发放该企业项目文件其归档制度的说明,使得无论在资料收集,还是在竣工资料编制方面都做到标准一致、有章可循、职责分明,从而保证档案管理工作的顺利进行。
  二、加强领导对电力科技档案管理的重视程度。相关领导应当高度重视电力科技档案管理工作,改变传统只注重组织、认识、财务等方面管理,忽视档案管理的观念,不断增强对电力科技档案管理工作的使命感和责任心,必要时还需建立工程档案管理组,根据工程的实际情况对电力科技档案进行全面系统核查,发现问题后及时提早的处理,从而不断优化电力科技档案管理工作,提高档案管理质量和效率。
  三、提高电力科技档案管理人员的整体素质。全面提升电力科技档案管理工作质量和效率的前提就是提高电力科技档案管理人员的整体素质,只有保证了电力科技档案管理人员的素质才能进一步实现档案管理工作的科学化和现代化。作为电力科技档案的管理人员,不仅要牢牢掌握档案管理相关知识,还需学会使用现代化的网络。为了提高电力科技档案管理人员的整体素质首先必须对相关人员进行培训,教授档案管理基本业务的知识和计算机等信息化技术的使用。其次要让档案管理人员深入到工程建设中,进行现场指导与培训,为档案管理工作在日后走上科学化、规范化、标准化轨道打好基础。
  四、加强电力科技档案管理的数据库建设。现代化档案管理的基础和核心就是加强建设档案管理数据库,同时它也是工程建设主题。所谓数据库就是采用先进信息技术来对资料、信息进行科学管理以及方便使用。建立电力科技档案数据库系统需要长期的努力,它是项艰巨任务,需要经过由单一到群体、由低到高的渐进过程。如果能够将各单位的档案目录库与数据库提高完善结合起来,并且采用网络连接的形式来开放分布式的数据库群,就会大大提高电力科技档案管理的技术水平,创造经济效益。
  综上所述,创造经济效益的基础和前提就是做好电力科技档案管理工作。为了有效提高电力科技档案管理工作水平和质量必须完善电力科技档案管理制度、加强领导对电力科技档案管理的重视程度、提高电力科技档案管理人员的整体素质和加强电力科技档案管理的数据库建设,只有做好了以上四个方面,产生保证电力科技档案管理工作的顺利进行,才能进一步提升经济效益。
  (作者单位:福建水口发电集团有限公司)


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现代企业文化杂志社编辑部

2019-06-10

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