[管理纵横]城建档案电子文件归档制约因素及对应策略

本文发表于《现代企业文化·理论版》 2020年24期

李敏

中图分类号：G270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-017-02

摘 要 随着城建档案电子文档数量的不断增加，归档过程中也出现了许多问题，如何对这些问题进行充分的了解并给予有效的解决策略是当下必须要考虑的问题。本文简要阐述城建档案电子文件归档中存在的规章制度、人员素质、归档标准、资金投入方面的制约因素以及如何通过健全制度、技能培训、规范标准、资金投入实现提升城建档案电子文件归档工作水平的目的，以期推动城建档案信息化建设的发展。

关键词 城建档案 电子文件 文件归档

随着城建档案信息化建设步伐的加快，电子文件归档的工作量也在迅速增加。虽然电子文件能够消除城建档案纸质文件的缺陷，但是在文件的归档方面还存在着许多制约因素，导致城建档案电子文件归档工作的效率、质量等方面都难以得到提升，无法与社会环境的变化相适应，因此，采用哪些有效的策略能够打破诸多的限制是城建档案管理部门在不断探讨的问题。

一、城建档案电子文件归档制约因素

（一）规章制度有待完善

城建档案电子文件的内容比较复杂且具有保密性，工作人员进行归档操作时必须要认真对待才能避免问题的发生。实际上城建档案管理工作中，由于规章制度缺乏应有的效力，导致许多工作人员在归档过程中态度不认真，归档错误、文件不完整等情况时有发生，甚至出现文件被窃取、盗用等问题，给城建档案电子文档的管理工作带来许多的麻烦，而且进行追责工作时，不能将当中的责任给予充分的划分，无法从根本上提升重视程度。

（二）人员素质较低

大量的电子文件归档需要经过工作人员的高效率操作才能够完成，然而城建档案电子文件归档工作的效率并不高，最主要的原因是人员素质较低引起的。表现在人员缺少对归档规范的认知，导致对电子文件归档时，无法完成正确、有效地分类，也就是归档错误问题，而且对城建档案管理软件的操作不熟练，工作效率长期处于比较低的状态。与此同时，工作人员的责任意识也有待提升，提交、转送的文件未曾进行详细的整理与核对，导致文件遗漏、丢失等问题频繁出现，无法保证城建档案电子文件的完整性。

（三）缺乏规范化标准

城建档案电子文件数量庞大，规范化的归档标准是必要的。只是目前许多城建档案管理部门对电子文件的归档依旧缺乏规范化的标准，不仅导致工作人员进行归档时效率不高，对必要的档案信息进行查找时也是非常困难，严重降低城建档案管理工作的效率，而且与其他地区的城建档案管理部门进行交流和沟通时，因归档采取的标准存在差异，导致交流过程不顺畅，需要的内容无法实现完全匹配[1]。

（四）资金投入不足

电子文件归档是将信息技术作为手段对必要的内容进行存储，但是这种方式在数据的安全性和完整性方面存在一定的风险，为了能够更好的解决这个问题，城建档案管理部门应当通过加大资金投入予以实现。然而相关部门并未对这方面形成过多的重视，资金的运用大多用于城市的发展和建设，导致城建档案电子文件归档后无法得到专业的安全保障，若出现问题时无法及时解决，将会带来许多的隐患，甚至是不可逆的影响。

二、城建档案电子文件归档的制约因素的对应策略

（一）健全规章制度，增强认知水平

由于城市化建设和规划发展速度的提高，城建档案电子文件的数量正在呈不断增长的趋势，给管理人员的归档工作带来较大的压力，也会引起许多不必要的问题，为了能够充分避免因电子文件归档问题降低城建档案管理效率和质量，健全规章制度是必要的。城建档案管理部门应当对内部现行的规章制度予以充分的解析，掌握当中存在的弊端，仔细分析问题源头，给予有针对性的措施，从根本上提升规章制度的效力。例如采取城建档案管理责任制，让电子文件归档的责任得到深度落实，即细化工作内容和环节，责任落实到个人，便于更好的端正思想，让每个管理人员都能对城建档案电子文件歸档工作形成进一步的认知，摆正工作时的心态，只有管理人员能够保持严谨、认真的工作态度，才能避免城建档案电子文件归档时出现问题的情况，保证文件内容不会被损坏、泄露以及盗取，确保城建档案电子文件具有良好的完整性。

（二）加强技能培训，重视数据真实性

1.技能培训

如果只提升参与城建档案电子文件归档的管理人员认知水平是远远不够的，还需要对专业技能进行相应的培训，才能够提升管理人员的工作效率。城建档案管理部门应当为人员提供更多专业技术的培训，例如信息技术、工程建设、网络安全等，只有管理人员掌握较多的专业知识和技术，才能够提升电子文件归档工作的效率。也可以通过专题讲座、技术交流等方式让管理人员能够与行业内以及同类部门的工作人员进行沟通、交流心得，相互取长补短，才能够实现提升城建档案电子文件归档工作的质量。

2.数据真实性

电子文件归档是将纸质的内容转换成数据的形式进行存储，能够有效地避免纸质文件长时间保存后出现的破损、腐烂等问题，让城建档案的内容得到了充足保护。然而实际工作中工作人员的态度以及能力的问题让城建档案电子文件的真实性存在较多的问题。例如对形成档案中的单位信息、施工情况、审批流程等方面都未能给予相应的重视，也就是忽视对城建档案电子文件的可读性和可行性的解读，对造假的行为也不能及时的发现。因此，城建档案管理人员在得到专业技能提升的同时，也要积极与各类形成档案内容的单位进行沟通，了解工程建设、规划等方面的具体内容，掌握更多审批流程的详细环节，在接收到档案内容时做好对档案信息的审核，让城建档案电子文件的生成、归档环节内容保持良好的真实性，坚决杜绝虚假档案的问题。

（三）施行规范化标准，减少差异问题

1.规范化标准

在信息化社会中，庞大的信息量是最主要的特征之一，城建档案管理工作亦如此。因为城市规划建设的工程项目不断增多，城建档案电子文件归档工作量也会增长，如果缺少规范化的标准，不仅工作效率低下，也会给查找、访问操作带来许多难度。因此，城建档案管理部门应当采取规范化的归档标准，要求管理人员必须按照的制定的标准进行归档工作，规范人员的工作方式。例如对城建档案电子文件归档时，应当机构名称、工程类别等内容作为归档的主要信息和索引，便于对档案进行详细分类，为查询、调用提供便利。同时还需要对档案进行扫描，形成图像文件，保证纸质的内容在转换为电子文件时仍然保持完整，确保档案归档后已然能够保存必要的原始性。另一方面，也可以在城建档案电子文件归档时运用技术手段实现规范化的标准，即调整电子文件的属性为只读，避免档案内容被调取后他人会肆意窜改、删除内容，破坏城建档案电子文件的完整性。

2.减少差异

由于城建档案电子文件归档工作中缺少规范化的管理，许多地区的城建档案管理部门在进行资源共享、信息交流时，无法查询和调取必要的内容，即便能够获取相关的内容，在符合程度上往往相差较多，导致城建档案电子文件归档工作的作用无法得到最大化，差异问题不断加剧。为了能够更好的解决这个问题，各地区的城建档案管理单位应当经常开展交流与沟通，相互分享电子文件归档过程中遇到的问题和解决方案，便于相互取长补短，将城建档案电子文件归档工作予以充分的发挥，帮助各单位逐步形成统一的规范化标准[2]。与此同时，还要将所使用的城建档案管理软件根据实际的管理情况和标准进行优化，让实际工作中所使用的城建档案管理软件更加符合部门的实际情况，方便管理人员操作，提升归档效率的同时，也能够进一步的保证城建档案电子文件的內容得到充分体现，有助于更好的减少差异问题。

（四）加大资金投入，提供安全保障

1.资金投入

城建档案电子文件归档工作是以信息技术作为主要的管理手段，只是当下已经进入信息化社会，信息量不断增长的同时，信息技术也在发生变化，传统的城建档案管理方式已经无法更好的适应信息技术的发展步伐。所以城建档案管理部门应当加大资金投入，将更多的资金运用到城建档案电子文件管理中，为电子文件的归档提供必要的物质、技术支持，才能提升城建档案电子文件归档的工作水平。例如可以投入资金购入先进的计算机和大容量的存储设备，便于存储更多的城建档案电子文件，也可以与企业进行合作，开发出既符合本单位工作需要，又能用于行业通用的城建档案管理软件，不仅能够为单位自身提供便利，也能更好的规范各地区对城建档案电子文件归档工作的标准，加快城建档案管理信息化建设步伐。

2.安全保障

电子文件的存储得到保障后，城建档案电子文件的归档工作也能够顺利进行，不过在管理人员进行归档的过程中，依旧会存在许多的安全隐患，例如归档时操作失误导致已经存储的数据出现不同程度的丢失，或者归档与其他同类部门交换的城建档案时，容易将病毒引入管理软件的数据库中，导致归档的数据被窃取、盗用以及破坏，严重影响城建档案电子文件的归档工作。相关部门可以通过组建技术团队的方式防止此类问题的发生，也就是让组建的技术团队对城建档案管理部门的工作环境、网络安全、数据安全等方面进行维护，还要让团队对高端的信息技术进行研发，为管理人员进行电子文件归档工作给予充足的技术支持。例如将城建档案电子文件归档后的格式进行深入研究，开发出更多文件格式，不仅实现归档文件质量、大小的优化，还能够提升兼容性，便于各地区城建档案管理部门交流、共享使用，或者研发更加成熟的加密技术，电子文件被归档后能够被自动加密，让城建档案文件变得更加的安全、可靠，实现对外界恶意攻击的强力阻击[3]。

三、结语

综上所述，在城建档案管理工作中，电子文件的归档问题是不容忽视的，相关部门应当予以充分的了解，掌握相关的制约因素，给予科学、有效的解决措施，实现从根本上对城建档案电子文件归档工作的规范化管理，提升档案管理的工作效率，加快城建档案信息化的建设步伐。

参考文献：

[1]王国涛.城建档案电子文件归档的制约因素及对应策略浅析[J].兰台内外，2020（07）：79-80.

[2]陈海燕.城建档案电子文件归档的制约因素及对策分析[J].城建档案，2019（09）：54-55.

[3]王菊秋.城建档案电子文件归档的制约因素分析及策略探析[J].办公室业务，2017（08）：126+140.

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2021/07/01