[企业战略]大数据时代核电安全保障服务企业项目档案电子化建设研究

本文发表于《现代企业文化·理论版》 2020年24期

金丽红

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-050-02

摘 要 在大数据时代下，核电安全保障服务企业必须确保核电站的安全性、综合效益，预防核电站在设计、制造、施工、运行、维护等全过程中的各项风险。我国核电已全面建立起与国际先进水平接轨的建设和运营管理模式，形成比较完整的自主化核电体系，但由于核电涉及的领域及环节众多，强化项目档案管理工作有着非常重要的意义，从而改善核电站项目管理、技术等方面的问题，确保企业整体管理的精细化。因此，核电安全保障服务企业需要认识到项目档案工作的重要性，将信息技术渗透到这项工作中，文章主要针对大数据时代核电安全保障服务企业项目档案电子化建设进行了分析。

关键词 大数据时代 核电安全保障服务企业 项目档案 电子化建设

在现代化社会的发展中，核安全是核电厂的生命，是核电异于其他行业的显著特点。为加速中国核电工业现代化进程，在较高的起点上自主创新，我国的核电技术以三代核电AP1000技术、二代改进型技术等多条核电技术路线并存，公司参与承接各核电厂服务项目近30年，承担中国28台核电在运机组、12台在建核电机组的在役检查、金属监督和性能试验等技术服务项目。项目服务规模日益扩大，现阶段，核电档案资料越来越多，核电档案作为核电站中的关键内容，相关管理部门必须注重项目档案电子化建设，确保各项材料的高效开发、利用确保核电机组始终处于稳定的运行状态。基于此，文章介绍了大数据时代核电安全保障服务企业项目档案流程管理。

一、大数据时代核电安全保障服务企业项目档案流程管理

通常情况下，项目档案电子化建设方式主要有两种，包括内包、外包。档案管理人员需要针对国家机密、核心商密、敏感信息档案范围及国家核安全局法规要求进行严格控制，这就使得项目档案电子化建设必须由内部专业人员完成，其他可以实行外包方式，与外包单位签订安全保密协议，明确各项岗位职责和义务，由档案人员做好档案电子化建设准备工作、数据验收，并上传到文档管理系统中[1]。例如，纸质档案电子化建设的主要流程是电子建设准备、档案扫描、图像处理、图像存储、扫描移交、验收入库。

（一）电子建设准备

在电子建设准备工作中，文档人员需要认真整理需要扫描的档案，并补充著录中的元数据信息，针对破损严重、纸张不平整的档案进行修复、压平处理，还需要准确记录案卷级、文件级档号、页数等，并补充录入各项必填信息，及时地提出重复件、无法上网发布的档案，随后移交给相关部门进行扫描，为后续查询、使用做好准备。

（二）档案扫描

在档案扫描过程中，工作人员需要明确各项重点工作，如拆除装订、合理选择扫描方法、分辨率、恢复装订等。在拆除装订物的过程中，应避免档案被损害，在扫描完成后需要恢复装订，确保档案排序的科学性，保证分辨率在300dpi以上，在清晰度不满足要求的情况下，应合理地提高分辨率。

（三）图像处理

文档人员需要认真检查图像数据质量，在图像质量不满足要求的情况下，针对图像做好纠偏、去污、裁边处理；在扫描图像排序和档案原件有出入时，应及时予以调整；在接收到超长、超宽大型工程图纸时，需要进行分区扫描，随后合并成一幅图像。

（四）图像存储

通常情况下，存储格式是JPEG、PDF，为了便于读取会以PDF格式进行保存，以唯一对应的档号进行命名，确保电子文件命名、电子文档系统录入的文件编码匹配，并批量上传到文档管理系统中。

（五）扫描后登记

扫描人员在完成扫描工作后，需要准确记录扫描方式、扫描页数、扫描人，并针对文件扫描页数与档案整理过程中填写的页数进行检查，还需要针对著录信息、档案扫描件的缺失错误进行检查，最后做好数据验收工作。

（六）数据验收

项目档案电子化建设工作量相对较大，单纯地利用人工方式很难完成，文档人员需要将抽检方式转变成数字化方式，获取更多数据，如目录数据库、图像文件质量，抽检率必须控制在5%之内，在出现高错误率的情况下，需要增加抽检范围，有效地反馈外包单位信息，并进行考核、管理，在验收合格后认真填写档案电子化登记表，将扫描文件导入文档管理系统中。

二、大数据时代核电安全保障服务企业项目档案管理现状

在现代化社会的发展中，很多先进技术，如大数据技术、云技术、人工智能技术等现代化管理理念、管理技术，逐渐在很多项目中得到了一定的应用和推广，为提升控制效益提供了大力支持。但是，由于核电涉及的领域及环节众多，贯穿了核电站设计、制造、施工、运行、维护多个环节，再加上目前，大部分档案的管理是分模块的，并没有形成真正的系统，文档管理极易受传统档案管理思路局限性的影响，现代化技术未被应用到文档管理工作中，文档管理逐渐成为现代化工程项目管理中的关键问题，严重影响着文档管理工作的有序进行。在核电安全保障服务企业项目档案管理过程中，档案电子化建设仍处于初级发展阶段，企业内部即便拥有较好的档案管理软件，信息技术已被应用到文档存储、传输、归档、利用全过程中，为档案管理工作效率的提升提供了支持。但是，在文件前端编、审、批过程中，仍以人工管理为主，虽然有电子流程进行辅助，但会涉及很多人工操作的行为，因工作人员和业务要求水平的限制，很多功能也没有完全的使用，如文件分发、检查、利用等工作仍需要人工完成，这样需要消耗大量的人力成本，还会引人为操作问题影响准确率，企业档案管理显然没有紧跟时代脚步。

在核电安全保障服务企业项目档案电子化建设过程中，文档信息化人才是其中的关键影响因素，为了满足大数据时代的发展需求，人才是其中的关键内容，核电安全保障服务企业必须强化队伍建设工作，完善信息化文檔管理建设力度，从思想观念、管理制度、工作模式、传统技术手段等方面进行优化。但是，很多企业仍实行传统的文档管理模式，单一的文档管理人员结构很难满足新时期的发展需求，企业必须建立满足信息技术发展需求的核电文档工作队伍，尤其要注重管理型、复合型人才队伍建设，针对文档信息控制、采集、管理、服务进行优化。除此之外，电子文件有效性问题是核电安全保障服务企业文件管理的基本要求，而传统的管理模式普遍实在确保文档有效性的基础上，予以跟踪、控制，但电子文件具有可变更性特点，很难确保其真实性，引发网络病毒、软件木马等问题，导致大家质疑电子文件的安全性、真实性[2]。另外，信息结构极易产生结构化数据，在缺少结构化流程的支持下，很难保证文件的有效性，这就需要制定相应的管理体系，针对电子文件有效性进行认证。

三、核电安全保障服务企业项目档案电子化建设策略

（一）开发特色的业务流程

在核电安全保障服务企业的发展中项目档案工作是其中的关键，相关管理部门必须予以重视，核电文档业务流程主要是文件收集、传输、整理、组卷、归档、保管、利用、鉴定、处置，管理部门需要针对项目档案管理系统进行全面管理、控制，一般文件从系统模板生成、编、审、批、发布、分发、利用全过程中加强管理，在这一过程中，文档管理系统可以完成编码控制、规范格式、审批流转、生效分发等工作，这就需要档案管理人员进行全面监督、管控，确保文件的规范性，还可以实现文件归档移交流程、整编的预归档功能，并在系统上完成案卷整理、标识、归档、组卷工作，一般文件全过程都可以在文档管理系统中完成，整合信息、重组信息、加工信息都能够实现最大化的利用。

（二）文档管理系统的信息对接和网络支持

核电安全保障服务企业需要充分利用信息技术进行项目档案管理，实现文档一体化的目标，相关管理部门可以利用先进技术，如计算机技术、网络技术，建设文档管理系统，提供更加优质的集成服务，确保文档管理系统、交换区等外部系统地有效集成，还能够提供扩展服务。另外，核电项目还会涉及业主、工程公司、监理公司、合作伙伴、设计单位、供货厂商等多个部门的配合建立规范的通讯渠道，利用文档管理系统有效地传递、分发文件，为项目各个参与方及时、准确、便利、安全地发布、浏览文件，提供统一的信息平台，有效地控制、管理项目档案。

（三）信息数据的安全和保密

在核电安全保障服务企业项目档案电子化建设中，极易出现各项不安全因素，如计算机病毒、泄露、黑客攻击等，核电项目具有独特性、安全性、保密性特点，在建设信息网络系统的过程中，必须将内网、外网分离，在内网搭建防火墙，有效地限制外网的非法访问，做好数据备份恢复、身份认证、实时监控、访问控制、病毒防护等工作，确保各项信息网络的安全性。同时，管理部门需要充分利用数字版权管理技术，有效地保护文档知识产权，避免不安全信息的扩散，还要选择高性能的杀毒软件，避免病毒侵害。除此之外，在建设信息网絡系统的过程中，需要建立安全保密体系，设立专业的保密岗位，完善保密程序体系，认真执行保密流程。并且，建立考核制度，实行定期自查、互查方式，提高全员的安全保密意识、防护意识，确保系统运行的安全性、稳定性。

（四）利用人工智能检查项目档案

为了提高项目档案管理的整体水平，相关管理部门必须做好文档入库前检查工作，这项工作是档案管理中劳动密集的工作环节，需要利用人工智能技术代替传统的人工检查工作。首先，前端控制，形成规范性的文件。文档智能检查主要是利用信息系统对比文件、检查标准，寻找各项差异，并做好检查工作，为了满足智能对比要求，各个文件需要严格按照规定格式形成。其次，档案管理人员在项目准备阶段，需要提前测绘文件格式、撰写要求，形成规范的监督文件，提高项目档案管理的整体水平[3]。最后，建立标准、智能的检查制度，利用计算机技术进行识别。通常情况下，智能系统可以根据检查系统，认真检查各项文件，这就必须确保文件检查标准的统一。例如，文件签章、手续完备的检查标准必须加盖签章，保证签章位置、样式、大小满足要求；还需要检查文件页面的清晰度，量化清晰度指标，将其转变成计算机能够识别的指标。

四、结语

综上所述，核电站项目投资大、技术复杂、科技含量高，这就使得核电项目文件呈现出数量大、版次多、保存时间长、质量要求高等特点，核电安全保障服务企业需要将大数据技术应用到项目档案管理工作中，提升核电项目档案管理的整体效率。

参考文献：

[1]龙雪茹.基于文档一体化管理的核电文档管理系统应用与思考[J].办公室业务，2019（21）：44+46.

[2]杨强，陈超，查凤华.核电企业基于“大云物移智”的文档管理创新[J].电力大数据，2018，21（09）：36-41.

[3]马哲文.核电企业文档工作标准化的必要性、难点和途径分析[J].机电兵船档案，2017（06）：38-40.

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2021/10/01