[管理纵横]档案收集整理是管理好档案的基本要求

本文发表于《现代企业文化·理论版》 2020年24期

赵晓霞

中图分类号：G270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-035-01

摘 要 檔案的收集整理是档案管理工作中的核心一环，其直接影响着档案价值的有效发挥。本文简单阐述了档案收集整理的重要性，同时对如何提高档案收集整理工作水平展开了重点研究。

关键词 档案收集整理 档案管理 措施

一、档案收集整理的重要性

从档案管理方面分析，档案的收集整理是一项基础性工作，但在档案管理中占据着关键性地位。档案收集整理在档案管理工作中的重要性，具体表现如下：首先，档案收集整理可以进一步挖掘档案资源蕴含的潜在价值。大部分档案资源蕴含的价值都是通过前期收集整理而发现的，所以针对此类档案资源，需要档案工作人员进行认真、仔细记录，以便充分发挥档案资源价值与作用[1]。其次，档案收集整理是形成档案资料的重要一环，也是档案形成的根本性前提，档案的收集整理影响着档案资料形成的最终效果，所以必须高度重视档案收集整理工作。最后，档案的收集整理作为档案管理工作的一种方式，也是最基本的工作要求，通过档案的收集整理能够实现档案资料的分类、记录等，所以档案管理工作人员必须高度重视档案收集整理工作。

二、提升档案收集整理工作水平的措施

（一）提高档案收集整理意识

为了能够有效提升档案的收集整理工作水平，就需要增强工作人员的档案收集整理意识，深刻地认识到档案收集整理在档案管理中的重要性，从而认真、仔细完成档案收集整理工作[2]。由此档案部需要实施培训与教育，不断地提升档案管理工作人员的收集整理意识，使其能够全面地了解与有效掌握档案的收集整理有关知识、方法等，促进档案收集整理工作的有序、有效落实。

（二）优化档案收集整理体系

档案的收集整理工作，需要根据档案管理工作基本要求与档案部实际状况，不断地优化与创新档案收集整理工作体系，科学地应用信息化技术与网络化技术，以现有的组织结构为前提逐步优化档案收集整理工作体系，厘清档案收集整理工作网络，切实提升工作效率，从而为档案管理工作的全面落实夯实基础。此外，还需要对档案收集整理工作环节进行优化，促进档案收集整理工作人员之间的科学协调与配合，有效提升档案收集整理效率。

（三）完善管理制度，将责任落实到部门

综合分析档案管理实际情况与档案部人员配置状况，构建完善的档案收集整理工作管理制度，通过各种途径或者是不同场合积极宣传档案管理知识与相关法律法规，把制度有效贯穿到档案收集整理工作之中，明确档案部需要承担的责任，深化其档案管理意识，促使其自觉、认真完成档案收集整理工作[3]。针对档案收集整理工作管理制度的构建，需要包括档案的移交归档制度、档案岗位规范制度与责任落实制度等，从而使档案收集整理工作的落实能够有制度可循。

（四）主动收集，提升归档率

档案收集整理工作不仅要构建档案收集归档机制，需要高层领导与各个部门之间的密切配合，也需要档案管理工作人员严格落实“三勤”基本原则，也就是脑勤、手勤与脚勤，树立端正的工作态度，认真履行工作责任。档案管理工作人员要结合档案资料的来源广突出特点，积极主动上门收集，并进行跟踪。针对没有按照规定移交档案资料的部门，档案管理工作人员必须上门催交，积极与其进行沟通，要有耐心，从而切实提升归档率。

（五）提升服务水平，化被动为主动

档案工作人员是档案资料的管理者，也是档案资料使用者的服务者。档案人员必须树立服务意识，克服传统的“守摊式”服务工作理念，突出助手作用，借助信息化技术实现远程服务，通过网络信息载量大与传输效率高等优势，实现档案资料的分享与共享。高度重视编研工作，档案工作人员需要掌握档案资料具备保存情况，综合分析与研究档案资料中的各项信息，然后通过收集、筛选、归纳以及摘编等编印成相关的档案参考资料，让档案资料使用者深刻地认识到档案资料的价值与作用[4]。以实际作为立足点，有目标性的编制档案资料检索工具，从而提高档案资料使用的便利性。

（六）建立档案职业道德规范，提升档案工作人员道德水平

为了能够使档案工作人员在档案收集整理工作中有效落实档案职业道德，档案部应该制定档案职业道德规范制度，借助制度约束与规范档案工作人员的行为。与此同时，应综合分析与研究档案工作人员内心需要，使其认识到档案管理工作价值需要通过与社会交往体现，当档案工作人员获得了社会满足感，真正的看到档案职业价值，就会端正工作态度，并自觉遵守档案收集整理工作制度。

三、结语

随着时代的进步与发展，档案管理工作也变得十分复杂，为了切实提升档案管理效率，就需要以档案管理实际情况为立足点，以档案收集整理为切入点，通过一系列措施提升档案收集整理工作水平，从而保证档案管理工作的有序、有效落实。

参考文献：

[1]唐霞.档案收集整理在档案管理中的前提保障价值分析[J].办公室业务，2015（23）：74.

[2]韩芳.文书档案收集与整理工作的重要性探究[J].档案天地，2018（08）：48-49.

[3]王璐.如何做好机构改革期间档案的收集与整理工作——以大庆市机构改革期间档案收集与整理为例[J].黑龙江档案，2019（03）：102.

[4]卜娟娟.文件材料的平时收集在档案管理工作中的作用[J].办公室业务，2017（22）：115.

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2021/08/21